Apa itu ketidaksesuaian Audit?
Temuan audit adalah hasil evaluasi yang didapatkan dari bukti audit yang dikumpulkan berdasarkan kriteria audit. Hasil audit dapat mengindikasikan kesesuaian ataupun ketidaksesuaian terhadap kriteria audit atau peluang perbaikan. Dimana ketidaksesuaian audit adalah penyimpangan terhadap bukti obyektif atas kriteria audit yang ditetapkan. Dalam hal ini auditor harus melakukan investigasi untuk menentukan kriteria audit mana yang dilanggar dan menetapkan rekomendasi tindakan perbaikannya secara tepat. Hasil ketidaksesuaian tersebut akan disampaikan auditor melalui Laporan Ketidaksesuaian Audit pada akhir audit atau sebelum closing meeting.
Berdasarkan Standar Audit Sistem Manajemen, ketidaksesuaian adalah kegagalan dalam memenuhi satu atau lebih persyaratan yang tersedia. Persyaratan ini berkaitan dengan pihak-pihak berkepentingan seperti pelanggan, regulator atau undang-undang, standar sistem manajemen yang diimplementasikan, dan/atau persyaratan organisasi yang telah ditetapkan. Ketidaksesuaian dapat ditemukan di area kerja manapun, baik dalam bisnis maupun pada semua tingkat operasi perusahaan, mulai dari proses manufaktur atau penyediaan layanan, instruksi dan prosedur kerja. Contohnya, ketidaksesuaian yang terjadi di salah satu unit kerja yang berada pada lini produksi. Ketidaksesuaian tersebut disebabkan oleh adanya karyawan yang tidak mengikuti standar operasional prosedur perusahaan, sehingga menimbulkan masalah yang menghambat proses produksi. Hal tersebut berdampak kepada tidak tercapainya pemenuhan permintaan pelanggan yang akan berdampak pula terhadap citra perusahaan.
Baca juga: Apa itu ISO 9001:2015?
Apa itu Laporan Ketidaksesuaian?
Laporan Ketidaksesuaian Audit (LKA) atau Non-Conformance Report (NCR) adalah dokumen yang memuat rincian persyaratan yang tidak terpenuhi karena adanya ketidaksesuaian, analisa penyebab ketidaksesuaian dapat terjadi, dan tindakan koreksi yang akan dipenuhi untuk memperbaiki ketidaksesuaian sebelum memutuskan apakah akan menerapkan tindakan korektif atau tidak. Tujuan utama LKA adalah untuk mengambil tindakan yang diperlukan dalam memperbaiki setiap kegagalan yang terjadi. Jika diperlukan, organisasi dapat menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut agar bisa memenuhi ketentuan standar yang berlaku. LKA ini harus diperiksa oleh orang yang dinilai kompeten dan ditunjuk oleh manajemen puncak. Biasanya, peran ini diambil oleh seorang manajer, kepala departemen dan/atau posisi terkait lainnya.
Baca juga: Apa saja manfaat penerapan ISO 9001:2015 di perusahaan?
Bagaimana penanganan terhadap ketidaksesuaian Audit?
Reaksi setiap organisasi terhadap ketidaksesuaian yang terjadi tentu akan berbeda-beda, mulai dari pengontrolan, perbaikan, sampai dengan penerimaan dampaknya. Hal ini juga tergantung pada tingkat ketidaksesuaian yang terjadi tersebut. Secara kualitatif temuan audit dikategorikan menjadi 3 jenis ketidaksesuaian, yaitu major (pelanggaran fatal terhadap persyaratan), minor (terjadi ketidakkonsistenan dalam menjalankan sistemnya), dan observasi (berkaitan dengan peningkatan sistem).
Jika permasalahan yang menyebabkan ketidaksesuaian dinilai sangat serius, maka perusahaan harus dapat mengidentifikasi akar penyebab ketidaksesuaian agar tidak terjadi lagi dan menerapkan tindakan korektif yang efektif (jika diperlukan). Tindakan korektif adalah tindakan yang dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. Misalnya, tindakan korektif dapat mencakup memberikan pelatihan kepada karyawan tentang kebijakan dan prosedur baru yang tidak diikuti dengan benar dalam suatu proses. Hal ini berguna untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.
Tidak setiap ketidaksesuaian harus melaksanakan tindakan korektif, dimana koreksi sederhana sudah cukup untuk menyelesaikan masalah tersebut. Selain itu, ada kalanya tindakan korektif juga memerlukan investasi sehingga mendorong perusahaan harus memutuskan apakah ketidaksesuaian ini relevan dan layak untuk menghabiskan jumlah uang yang diperlukan untuk menerapkan tindakan korektif.
Baca juga: Implementasi 10 Klausul ISO 9001:2015
Bagaimana membuat laporan ketidaksesuaian audit?
Berikut adalah 5 langkah yang bisa dilakukan untuk membuat laporan ketidaksesuaian audit yang efektif.
Jelaskan secara detail permasalahan yang menyebabkan ketidaksesuaian.
Dalam hal ini orang yang bertanggung jawab untuk membuka laporan ketidaksesuaian harus memberikan rincian permasalahan yang menyebabkan ketidaksesuaian yang terdeteksi, termasuk siapa, apa, kapan, dan dimana. Penjelasan yang diberikan harus jelas dan dapat dipahami, sehingga ketidaksesuaian dapat diselidiki dengan benar jika diperlukan.
Berikan penjelasan terkait persyaratan yang tidak terpenuhi.
Buatlah daftar persyaratan yang belum dipenuhi organisasi, sehingga dapat membantu memastikan bahwa orang yang bertanggung jawab dapat mengatasi ketidaksesuaian tersebut dengan memahami persyaratan yang dilanggar. Semakin spesifik permasalahan, maka semakin efektif koreksi atau tindakan korektifnya. Contohnya berupa persyaratan klien, standar ISO, persyaratan peraturan, dll.
Buatlah rencana tindakan untuk melakukan koreksi & tindakan korektif yang diperlukan.
Dalam hal ini umumnya rencana tindakan berisi petunjuk tentang cara mengatasi ketidaksesuaian. Namun, jika perencanaan tindakan ini dibuat dengan baik dan benar, maka akan dapat mengurangi konsekuensi dari ketidaksesuaian. Koreksi adalah aktivitas yang dilakukan untuk memperbaiki ketidaksesuaian. Sedangkan tindakan korektif adalah langkah lanjutan dari tindakan koreksi dimana dilakukan analisis penyebab ketidaksesuaian dan fokus pada menghilangkan penyebabnya, untuk mencegah masalah tersebut terjadi kembali.
Verifikasi penutupan tindakan
Verifikasi ini perlu disertakan dalam laporan ketidaksesuaian untuk mengkonfirmasi hasil tindakan koreksi dan korektif yang diambil untuk menyelesaikan masalah ketidaksesuaian. Jika ketidaksesuaian belum diselesaikan setelah melakukan tindakan koreksi yang direncanakan, maka harus dibuat lagi laporan lain dengan menggunakan perincian dari ketidaksesuaian yang sebelumnya teridentifikasi.
Pemantauan dan pengukuran
Lakukan pemantauan dan pengukuran terhadap Laporan Ketidaksesuaian melalui Tinjauan Manajemen. Tahap ini merupakan bagian penting dari perbaikan berkelanjutan.
Baca juga: 7 Prinsip ISO 9001:2015 Dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu di Perusahaan
LSSM Ekualindo merupakan Lembaga Penilai Kesesuaian (LPK) yang berada di bawah pengawasan Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan telah terakreditasi oleh KAN dengan nomor LSSM-079-IDN. Ekualindo memiliki skema ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu dengan ruang lingkup Konstruksi, Pendidikan dan Administrasi Publik. Kami siap membantu perusahaan Anda untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015 sesuai kebutuhan perusahaan anda. Besaran biaya sertifikasi ISO 9001 ditentukan sesuai dengan kebutuhan dan hasil diskusi bersama Ekualindo.
Baca juga: Mengenal lembaga Sertifikasi ISO 9001 SMM Ekualindo
Segera Dapatkan Penawaran Sertifikasi Terbaik Sekarang!
Wujudkan perubahan yang lebih baik dan efisien untuk Perusahaan Anda. Temukan solusi dan kemudahan sertifikasi dengan proses cepat, tepat dan biaya terjangkau.
