Informasi Umum LSUHK
Transfer Sertifikasi
- Proses transfer sertifikasi dapat dilakukan apabila:
- Terdapat permintaan dari pemegang sertifikat klien dari lembaga sertifikasi lain memilih untuk beralih ke Lembaga Sertifikasi EAS Certification, sebelum berakhirnya sertifikasi tersebut; dan/atau
- LS yang dicabut akreditasinya oleh KAN.
- Waktu berlaku Sertifikasi yang di transfer adalah dari waktu transfer sampai tanggal berakhirnya sertifikasi tersebut.
- Transfer sertifikat dilakukan:
- Bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
- Tetap menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi.
- Jika sertifikasi yang di transfer memiliki ketidaksesuaian atau tidak memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku, maka harus dianggap sebagai sertifikasi baru dan membutuhkan sistem Audit/Evaluasi lengkap sebagaimana penerapan prosedur pada klien baru.
- Ketika calon klien ingin menginginkan transfer sertifikasi, maka harus memenuhi persyaratan dengan mengisi form Aplikasi Pendaftaran dan dilampirkan informasi seperti dibawah ini:
- Sertifikat dari LS sebelumnya.
- Laporan lengkap Audit/Evaluasi sebelumnya.
- Lingkup Sertifikasi saat ini.
- Untuk skema PPIU dan PIHK kajian dokumen meliputi:
- Status adanya ketidaksesuaian dari sertifikasi sebelumnya.
- Status pembekuan dari LS penerbit.
- Sertifikat dari LS sebelumnya.
- Laporan lengkap Audit/Evaluasi sebelumnya.
- Catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
- Lingkup Sertifikasi saat ini.
- Informasi kepatuhan hokum PPIU dan PIHK pemohon.
- Untuk skema PPIU dan PIHK, dalam hal LS EAS Certification penerima transfer sertifikasi tidak mendapatkan informasi yang memadai dari LS sebelumnya, LS EAS Certification sebagi penerima transfer sertifikasi melakukan evaluasi lapangan.
- Proses sertifikasi ulang berdasarkan masa berlaku ketika sertifikat berakhir. Waktu Audit/Evaluasi dapat ditambahkan untuk meninjau laporan awal dari lembaga sertifikasi sebelumnya.
- Proposal transfer sertifikat dikeluarkan ketika ada permintaan transfer sertifikasi dari klien dan form aplikasi sertifikasi telah diisi.
- Prosedur transfer sertifikasi apabila LS UHK yang dicabut akreditasinya oleh KAN:
- KAN menyampaikan informasi status pencabutan LS UHK kepada PPIU dan PIHK yang telah disertifikasi.
- KAN memberikan daftar LS UHK lain untuk dipilih sebagai LS UHK penerima transfer sertifikasi.
- PPIU atau PIHK memilih LS UHK penerima transfer sertifikasi.
- LS UHK yang dicabut akreditasinya oleh KAN wajib melakukan transfer sertifikasi kepada LS UHK penerima transfer sertifikasi dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak tanggal keputusan pencabutan akreditasi.
- Dalam hal jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja PPIU atau PIHK tidak memilih LS UHK penerima transfer sertifikasi, LS UHK yang dicabut memilih LS UHK penerima transfer sertifikasi berdasarkan daftar LS UHK lain yang diberikan oleh KAN.
- Dalam hal jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja LS UHK yang dicabut akreditasinya oleh KAN tidak melakukan transfer sertifikasi kepada LS UHK penerima transfer sertifikasi, Kementrian menentukan LS UHK penerima transfer sertifikasi.
- LS UHK penerima transfer sertifikasi harus mengkaji permohonan transfer sertifikasi dalam bentuk kajian dokumentasi.
- Kajian dokumentasi meliputi:
- Status adanya ketidaksesuain dari sertifikasi sebelumnya.
- Status pembekuan dari LS UHK penerbit.
- Validitas sertifikasi.
- Laporan evaluasi awa, re-evaluasi, surveilan.
- Catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
- Tahapan siklus sertifikasi.
- Informasi kepatuhan hukum PPIU atau PIHK pemohon.
- Dalam hal transfer sertifikasi melanggar ketentuan, sebagai berikut:
- Bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
- Tetap menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas.
- LS UHK penerbit dapat menyampaikan keluhan disertai bukti pendukung kepada KAN atas kinerja LS UHK penerima transfer sertifikasi;
- Jika LS UHK penerima transfer sertifikasi tidak mendapat informasi yang memadai dari LS UHK penerbit, LS UHK penerima transfer sertifikasi melakukan evaluasi lapangan;
- LS UHK penerima transfer sertifikasi dapat menolak permohonan transfer sertifikat, jika ditemukan ketidaksesuaian pada dokumen:
- Status adanya ketidaksesuaian dari sertifikasi sebelumnya; dan
- Status pembekuan dari LS UHK penerbit.
- LS UHK penerima transfer sertifikasi dapat melakkan re- sertifikasi pada klien transfer, jika tidak ditemukan dokumen, sebagai berikut:
- Laporan evaluasi awal, re-evaluasi, survailen; dan
- Catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
- Apabila tidak ditemukan ketidaksesuaian dan tidak ada potensi masalah yang diidentifikasi dalam kajian sebelum transfer sertifikasi dilakukan, LS UHK penerima dapat menerbitkan sertifikat dengan mengikuti aturan keputusan sertifikasi normal. Program survailen berikutnya harus mengacu pada jadwal survailen seperti sertifikasi asalnya; dan
- Apabila terdapat keraguan atas sertifikasi yang ada setelah dilakukan kajian, LS UHK penerima harus:
- Melakukan penilaian dari awal terhadap PPIU atau PIHK; atau
- Melakukan audit yang berkonsentrasi pada area masalah yang ada.
