Dalam persaingan pasar global yang semakin ketat dan kompleks, perusahaan perlu mempertahankan kredibilitas dan integritasnya. Salah satu upaya dalam mempertahankan kredibilitas dan integritas perusahaan yaitu dengan menerapkan sistem manajemen anti penyuapan atau SMAP dan diperkuat oleh ISO 37001.

Baca juga: SMAP ISO 37001, Tujuan dan Manfaat Implementasinya Bagi Perusahaan

ISO 37001

ISO 37001 adalah standar internasional yang sudah diakui dunia dan berfokus terhadap praktik bisnis anti suap, memberikan prosedur untuk ditaati serta langkah-langkah dan kontrol yang berurusan dengan praktik suap atau kecurangan. Standar ini memberikan kepastian kepada organisasi bahwa organisasi dapat dipercaya sebagai perusahaan dengan praktik bisnis yang bersih dan anti-suap termasuk mencegah, mengurangi, serta mendeteksi risiko korupsi.

Langkah Implementasi ISO 37001

Ketika perusahaan ingin menerapkan ISO 37001, perlu diketahui bahwa menetapkan kebijakan yang disesuaikan dengan standar 37001 tidaklah mudah. Maka perusahaan perlu memperhatikan beberapa langkah-langkah yang diperlukan untuk menerapkan ISO 37001, diantaranya:

1. Komitmen kuat dari manajemen puncak

Implementasi ISO 37001 memerlukan keseriusan dan komitmen dari manajemen puncak. Manajemen puncak perlu memberikan dukungan dan arahan yang jelas dalam implementasi SMAP.

2. Membentuk tim anti penyuapan

Menerapkan ISO 37001 pada perusahaan, diperlukan tim untuk mengawasi, mengevaluasi, serta mengelola ISO 37001 yang relevan dengan tujuan perusahaan. Tim ini juga merencanakan dan melakukan implementasi untuk penerapan ISO 37001 

3. Memeriksa serta mengidentifikasi situasi dan kondisi

Pada tahapan ini, perlu dilakukan berbagai peninjauan untuk membandingkan sistem manajemen yang sudah ada dengan sistem manajemen ISO 37001. Dapat dilakukan dengan membuat diagram alir atau flowchart yang menunjukan proses dari organisasi tersebut. Seluruh dokumen terkait dapat dikumpulkan untuk dipelajari lebih lanjut dengan tujuan untuk melihat situasi dan kondisi organisasi yang berkaitan dengan upaya pencegahan suap dalam lingkup bisnis.

4. Menentukan ruang lingkup serta kebijakan

Organisasi perlu menentukan ruang lingkup implementasi SMAP dalam organisasi dan menetapkan kebijakan terkait antisipasi, pencegahan, dan penanggulangan tindak pidana korupsi sebagai bentuk komitmen organisasi untuk memberantas praktik korupsi dan suap.

5. Analisis risiko dengan baik

Pendekatan yang efektif dalam menerapkan SMAP adalah dengan mengidentifikasi risiko korupsi dalam organisasi. Risiko rawan korupsi harus ditetapkan, diprioritaskan dan dikendalikan dengan tindakan yang tepat. Sehingga, risiko tersebut dapat dikurangi dan dihilangkan. Hal ini dapat membantu organisasi untuk mengetahui risiko yang mungkin terjadi. Dengan begitu perusahaan lebih mudah untuk menetapkan tindakan pencegahan.

6. Tentukan target atau sasaran, serta cara mencapainya

Menentukan target atau sasaran perlu secara spesifik dan juga perlu dipantau serta dikomunikasikan dengan afektif untuk merencanakan bagaimana cara mencapai sasaran tersebut. Target atau sasaran yang dirancang perlu dijabarkan dengan informatif serta terdokumentasi.

7. Buat dokumentasi

Hal ini menjadi salah satu persyaratan sertifikasi ISO 37001. Segala informasi menyangkut persyaratan ISO 37001 perlu didokumentasikan. Dokumen-dokumen ini perlu terstruktur dan terkontrol serta terpelihara dan terawat dengan baik.

8. Lakukan program pelatihan dan kesadaran

Untuk melakukan program ini dapat diinformasikan kepada seluruh karyawan, bahwa perusahaan sedang mempersiapkan sertifikasi dalam penerapan ISO 37001. Karyawan perlu diberitahu dengan jelas cara kerja sistem manajemen ISO 37001 ini, keuntungan yang akan didapatkan baik itu didapatkan pelanggan, perusahaan, maupun karyawan. Hal ini termasuk memberikan tanggung jawab dan peran setiap pihak.

9. Implementasi

Dalam melakukan implementasi perlu mengikuti perencanaan dan rancangan yang sudah dibuat sebelumnya. Pada tahapan ini dapat membuktikan pemahaman perusahaan terhadap SMAP ISO 37001, ketika perusahaan memahami prosedur tersebut maka dapat mengimplementasikan SMAP ISO 37001 dengan efektif.

10. Peninjauan dan evaluasi penerapan ISO 37001

Setelah implementasi maka perlu dilakukan peninjauan dan evaluasi, supaya implementasi sebelumnya dapat dinilai kesesuaiannya. Hal ini dapat dilakukan dengan evaluasi atau internal audit yang hasilnya didokumentasikan dan disimpan sebagai bukti hasil pemantauan

11. Agendakan rapat peninjauan

Agendakan rapat peninjauan secara berkala oleh manajemen puncak. Rapat ini berfungsi untuk memantau serta melaksanakan SMAP dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan perencanaan awal. Hal ini juga dapat memastikan efektifitas dari kegiatan yang dilakukan sesuai arah dan tujuan strategis perusahaan

12. Lakukan perbaikan

Ketika dalam proses evaluasi dan peninjauan terdapat suatu ketidaksesuaian maka perlu melakukan tindakan perbaikan. Hal ini akan memperbaiki ketidaksesuaian atau kegagalan dalam tujuan SMAP serta mengembangkan seluruh prosedur dan dokumen yang berkaitan dengan SMAP yang diperlukan dalam upaya meningkatkan kinerja suatu organisasi.

13. Lakukan audit dengan badan sertifikasi

Setelah melakukan semua tahapan tersebut, organisasi perlu melakukan audit dengan badan sertifikasi. Hal ini untuk memastikan sejauh mana standar SMAP yang diterapkan organisasi, serta memastikan bahwa SMAP perusahaan telah sesuai dengan persyaratan ISO 37001. Sehinga Perusahaan akan mendapatkan sertifikat ISO 37001 sesuai rekomendasi dari lembaga sertifikasi bahwa perusahaan telah memenuhi kriteria standar ISO 37001.