ISO 37001:2016 disusun secara khusus untuk membantu organisasi mengimplementasikan sistem manajemen anti suap melalui kerangka kerja yang sistematis. Tujuan standar ini adalah untuk mencegah, mendeteksi, melaporkan dan menangani praktik penyuapan di organisasi. Untuk mendapatkan sertifikasinya, organisasi memenuhi persyaratan kesesuaian yang telah diterapkan oleh perusahaan atau organisasi. Salah satunya dengan memenuhi syarat pemenuhan terhadap informasi terdokumentasi. Berikut pembahasannya.

Daftar Persyaratan Dokumen ISO 37001

Badan sertifikasi yang akan melakukan audit terhadap ISO 37001, akan melihat bukti kesesuaian yang sudah diterapkan oleh organisasi yang ingin mendapatkan sertifikat ISO 37001. Organisasi perlu mempertimbangkan, menyimpan dan menerapkan informasi terdokumentasi sebagai berikut:

• Informasi terdokumentasi yang wajib ada.

1. Ruang lingkup Sistem Manajemen Anti Penyuapan (klausul 4.3)
2. Kebijakan anti penyuapan (klausul 5.2)
3. Saran anti penyuapan dan perencanaan untuk pencapaiannya (klausul 6.2)
4. Prosedur proses ketenagakerjaan untuk semua personel (klausul 7.2.21)
5. Prosedur proses ketenagakerjaan untuk personel yang memiliki risiko penyuapan (klausul 7.2.2.2)
6. Kesadaran dan pelatihan (klausul 7.3)
7. Prosedur keramahtamahan, donasi dan keuntungan sejenis (klausul 8.7)
8. Prosedur peningkatan kepedulian, kerahasiaan, pelanggaran pembalasan dan perlindungan (klausul 8.9)
9. Prosedur investigasi dan penyelesaian penyuapan (klausul 8.10)

• Informasi Terdokumentasi Berupa Rekaman, Arsip, Catatan Atau Record Yang Wajib Tersedia.

1. Identifikasi, review dan penilaian risiko suap (Klausul 4.5)
2. Pengendalian Pencapaian Sasaran (Klausul 6.2)
3. Bukti kompetensi yang berhubungan dengan SMAP (Klausul 7.2.1)
4. Bukti Penerimaan Salinan & Akses Terhadap Kebijakan & Pelatihan SMAP (Klausul 7.2.2.1)
5. Bukti pelaksanaan training; kapan; materi; peserta (Klausul 7.3)
6. Bukti pelaksanaan uji kelayakan proyek, rekan bisnis & personal (Klausul 8.2)
7. Komitmen Anti Penyuapan dari Rekan Bisnis (Klausul 8.6)
8. Persetujuan atas hadiah dan keramahtamahan di atas nilai atau frekuensi yang ditentukan (Klausul 8.7)
9. Metode dan hasil untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi (Klausul 9.1)
10. Bukti pelaksanaan audit internal (Klausul 9.2)
11. Bukti tinjauan fungsi kepatuhan (Klausul 9.4)
12. Hasil tinjauan manajemen puncak (Klausul 9.3.1)
13. Hasil tinjauan dewan pengarah – jika ada (Klausul 9.3.2)
14. Bukti pengendalian ketidaksesuaian dan tindakan korektif (Klausul 10.1)

• Beberapa informasi terdokumentasi yang dibutuhkan

1. Daftar konteks organisasi (klausul 4.1)
2. Daftar kebutuhan dan harapan stakehoder (klausul 4.2)
3. Daftar regulasi yang berhubungan dengan penyuapan (klausul 4.2)
4. prosedur penilaian resiko penyuapan (klausul 4.5)
5. Bukti komunikasi mengenai kebijakan SMAP (klausul 5.2)
6. Bukti penunjukan, tugas dan tanggung jawab dari fungsi kepatuhan (klausul 5.3)
7. Daftar Induk Prosedur & Catatan (klausul 7.5.3)
8. Prosedur Pengontrolan Keuangan (klausul 8.3)
9. Prosedur Pengontrolan Non Keuangan (klausul 8.4)
10. Prosedur Internal Audit (klausul 9.2)
11. Prosedur Tinjauan Manajemen (klausul 9.3)
12. Prosedur Ketidaksesuaian & Tindakan Perbaikan (klausul 10.1)
13. Prosedur Tindakan Perbaikan Berkelanjutan (klausul 10.2)