Peningkatan kualitas tidak hanya dibutuhkan dalam dunia bisnis. Pendidikan juga membutuhkan suatu mekanisme yang sistematis, terintegrasi dan berkelanjutan untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan sesuai dengan standar mutu. Sistem manajemen sebuah instansi berperan besar dalam penentuan kualitas pendidikan yang terfokus kepada pelanggan. Dimana dibutuhkan implementasi ISO 9001:2015 Sistem manajemen mutu sebagai standar internasional yang dipersyaratkan sebagai salah satu penjamin eksternal dan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebagai penjaminan mutu internal. Keduanya dapat digunakan sebagai strategi peningkatan kualitas pendidikan.

SPMI dan ISO 9001:2015

Sistem penjaminan mutu pendidikan (SPMI) adalah sebuah mekanisme yang sistematis, terintegrasi dan berkelanjutan yang berguna untuk memastikan bahwa seluruh proses pendidikan sesuai dengan standar mutu (Permendikbud No 28/2016 pasal 1 ayat 2). Kegagalan peningkatan kualitas pendidikan sering terjadi akibat sistem manajemen kualitas yang terabaikan. Dalam hal ini instansi dinilai tidak mampu memenuhi harapan pelanggannya. Umumnya permasalahan sistem manajemen pada instansi pendidikan yaitu:

1. Praktik kerja hanya berfoikus pada output (hasil) dan belum berorientasi pada proses.
2. Belum adanya perhatian terhadap kepuasan pelanggan (customer service).
3. Bekerja masih berdasarkan perintah atasan tidak berdasarkan sistem.
4. Tidak ada target pencapaian sasaran setiap unit kerja hanya bersifat rutinitas saja.
5. Tidak adanya tindakan preventif dan korektif dan analisis risiko serta peluang.
6. Belum ada sistem evaluasi pelaksanaan program secara konsisten.
7. Teidak mengadakan audit internal atau monev dari proses yang dijalankan.
8. Belum dilakukan pengendalian dokumen-dokumen setiap unit kerja secara konsisten.
9. Tidak terlaksananya tinjauan manajemen secara berkala untuk meningkatkan kualitas manajemen.

ISO 9001 adalah standar yang digunakan sebagai acuan sistem manajemen mutu yang dibangun perusahaan. Standar ini memuat berbagai persyaratan yang diperlukan untuk membangun dan mengimplementasikan sistem manajemen mutu di perusahaan. Dimana ISO 9001:2015 adalah standar ISO yang berlaku saat ini. Di Indonesia standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 diadopsi secara identik oleh sebuah standar sistem oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) menjadi SNI ISO 9001:2015. Berikut adalah 7 prinsip yang harus diperhatikan dalam implementasi ISO 9001:2015 untuk peningkatan kualitas pendidikan.

1. Customer Focus (Fokus Pelanggan)
2. Leadership (Kepemimpinan)
3. Engagement of People (Keterlibatan SDM)
4. Process Approach (Pendekatan proses)
5. Improvement (Perbaikan)
6. Evidence Based Decision Making (Pengambilan keputusan berdasarkan data dan fakta)
7. Relationship Management (Manajemen Hubungan)

Tahapan Integrasi implementasi ISO 9001:2015 dan SPMI

Terdapat beberapa tahapan yang harus diperhatikan dalam proses integrasi sistem ISO 9001:2015 dan SPMI, yaitu:

1. Tahapan implementasi ISO 9001:2015 sekaligus pelaksanaan pemetaan mutu dan penyusunan rencana peningkatan mutu SPMI.

Organisasi melaksanakan tahapan penerapan ISO 9001:2015 sekaligus melakukan pemetaan mutu dan penyusunan rencana peningkatan mutu dalam SPMI dengan menggunakan dokumen Evaluasi Diri yang dihubungkan dengan Standar Nasional Pendidikan (SNP) dan Rapor Mutu sebagai dasar dalam menentukan Visi Misi sesuai siklus SPMI sekaligus digunakan dalam Pedoman Mutu (PM) ISO 9001:2015 yang kemudian diturunkan menjadi Kebijakan Mutu  (klausul 5.2)

Dengan dasar tahapan tersebut, penyusunan rencana peningkatan mutu dilaksanakan dengan dikombinasikan dengan dokumen ISO 9001:2015 yaitu melalui proses perencanaan (klausul 6), pengembangan (klausul 8.3) dan rencana aksi atau sasaran mutu (klausul 6.2.1).

2. Penerapan/Implementasi rencana peningkatan mutu pendidikan

Dalam siklus SPMI implementasi rencana peningkatan mutu pendidikan langsung dilakukan dengan menerapkan dokumen hasil pemetaan mutu dan rencana peningkatan mutu dalam implementasinya yang terdapat dalam pelaksanaan dan rencana aksi (klausul 8) ISO 9001:2015.

3. Pelaksanaan audit internal SMM ISO 9001:2015 serta monitoring dan evaluasi SPMI

Audit internal harus dilaksanakan oleh Auditor kompeten yang ditunjuk secara khusus. Dalam implementasinya organisasi pendidikan harus memenuhi keseluruhan persyaratan klausul/unsur dalam standar SMM ISO 9001:2015 yang digunakan untuk mengukur, menganalisis dan melakukan tindakan perbaikan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mempersiapan Audit Internal yaitu terkait penunjukkan auditor diantaranya:

• Auditor yang ditunjuk harus pernah mengikuti pelatihan pemahaman Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015  dan sistem pendokumentasiannya,
• Auditor yang ditunjuk harus memiliki sertifikat pelatihan audit internal
• Auditor yang ditunjuk tidak boleh melakukan audit untuk pekerjaannya sendiri.

Ketidaksesuaian (KTS) yang ditemukan selama audit internal harus ditindaklanjuti  oleh para auditor untuk memeriksa dan memastikan tindakan perbaikan dan/atau tindakan koreksi yang telah dilakukan oleh ketua unit kerja sebagai auditee melalui audit tindak lanjut. Audit ini berakhir dan dinyatakan selesai apabila para auditee telah benar-benar melaksanakan tindakan perbaikan sesuai dengan ketentuan. Tindakan perbaikan dibuat tidak asal-asalan tetapi sesuai dengan permintaan auditor mengacu pada standar SMM ISO 9001:2015.

Dalam pelaksanaannya, proses monitoring dan evaluasi melalui Audit internal dipadukan dengan siklus SPMI dan kemudian hasinya dilaporkan dalam Laporan Hasil Evaluasi (klausul 9.2) sekaligus sebagai laporan audit internal mengacu pada indikator mutu pemenuhan 8 standar nasional pendidikan.

4. Penetapan standar baru di SPMI sebagai sasaran mutu

Dalam penetapan standar baru (SPMI) sekaligus sebagai sasaran mutu (ISO 9001:2015) yaitu dengan menetapkan standar mutu baru yang lebih tinggi (klausul 6.2.1) sebagai sasaran mutu baru dan telah memenuhi standar SNP.